Projekt · Gastronomie
Vom Gespräch bis zur Abrechnung.
Wir verbinden aleno, GastroSync, Aplano und HelloTESS zu einer gemeinsamen Betriebsübersicht. Reservationen, Events, Schichten und Kassenabschlüsse stehen damit an einem Ort. Darauf bauen wir weitere Abläufe auf: Offerten aus Kundengesprächen und den Abgleich der konsumierten Mengen für die Eventabrechnung.
- Branche
- Gastronomie & Events, Schweiz
- Unser Beitrag
- Konzeption · Integration · Weiterentwicklung
- Im Einsatz
- Gemeinsame Betriebsübersicht
- In Erprobung
- Offerten aus Kundengesprächen
Wir verbinden vorhandene Software und ergänzen die Schritte, die heute Handarbeit brauchen.
Ein Überblick für den Betriebstag.
- ×Reservationen, Veranstaltungen und Dienstpläne liegen in getrennten Systemen.
- ×Für die Tagesplanung müssen mehrere Anwendungen geöffnet werden.
- ×Angaben aus Kundengesprächen und Kassenzahlen werden von Hand ins Event übertragen.
- ✓Gästezahlen, Events und Schichten stehen gemeinsam im Kalender.
- ✓Offene Schichten sind in einem eigenen Kalender sichtbar; Kassenabschlüsse ergänzen die Tagesübersicht.
- ✓Die Betriebsübersicht läuft. Offertenentwürfe und der Kassenabgleich ergänzen den Ablauf schrittweise.
Vier Systeme, eine Tagesübersicht.
- 01Gäste
Wir übertragen Reservationen aus aleno in den gemeinsamen Kalender. Pro Service zeigt ein Eintrag Gästezahl und Gästeliste. Telefonreservationen lassen sich über einen iPhone-Kurzbefehl in aleno erfassen.
- 02Events
Wir übernehmen Veranstaltungen aus GastroSync mit Termin und Offertstatus. Das Team sieht, welche Anlässe offen oder bestätigt sind. Details bleiben im jeweiligen Event verfügbar.
- 03Schichten
Wir führen Einsatzpläne aus Aplano nach Rolle und Tag zusammen. Namen und Arbeitszeiten stehen im Termin. Unbesetzte Schichten erscheinen separat, damit Lücken auffallen.
- 04Kasse
Wir übernehmen die Abschlüsse aus HelloTESS für Mittag und Abend. Umsatz, Zahlungsarten und Gästezahl ergänzen die Übersicht über den Betriebstag.
Aus dem Kundengespräch wird ein Offertenentwurf.
Wir bereiten das Transkript eines Teams-Gesprächs mit ChatGPT auf und übertragen die abgestimmten Angaben in einen Evententwurf in GastroSync. Menü, Getränke und Zusatzleistungen werden mit den vorhandenen Artikeln und Preisen abgeglichen. Unklare Angaben bleiben als Fragen sichtbar.
Der Betrieb prüft den Entwurf und versendet die Offerte aus GastroSync. Aus den Eventdaten entsteht dort auch das Factsheet für Küche und Service. Der Ablauf ist in Erprobung; die Übergabe des Transkripts erfolgt noch von Hand.
Offerten automatisch erstellenVerbrauch aus der Kasse übernehmen.
Nach einem Anlass gleichen wir die in HelloTESS erfassten Mengen mit dem zugehörigen Event in GastroSync ab. Der eingerichtete Ablauf berücksichtigt Events, die an der Kasse auf Rechnung abgeschlossen wurden. Bei eindeutiger Zuordnung werden die Mengen für die Abrechnung übernommen.
Wir verbinden dafür Make mit einem KI-Agenten in Claude. Vereinbarte Preise bleiben erhalten. Der Betrieb prüft das Ergebnis und erstellt die Schlussrechnung in GastroSync.
- aleno · Reservationen
- GastroSync · Events & Offerten
- Aplano · Schichten
- HelloTESS · Kasse
- Google Kalender · Betriebsübersicht
- Make · Datenverbindungen
- Teams & ChatGPT · Offertenentwürfe
- Claude · Kassenabgleich
- Brevo · Gästekontakte
Was läuft. Was wir weiterentwickeln.
Die Kalenderverbindungen für Reservationen, Events, Schichten und Kassenabschlüsse laufen. Gästekontakte aus aleno werden zusätzlich nach Brevo übertragen.
Den Weg vom Teams-Gespräch zum Entwurf in GastroSync haben wir getestet. Das Transkript wird von Hand übergeben; Angaben und Preise werden vor der Ausgabe geprüft.
Der automatische Abgleich von HelloTESS mit GastroSync ist eingerichtet. Einzelne Artikelzuordnungen sind noch zu bestätigen. Die Schlussrechnung erstellt der Betrieb nach Prüfung.
Die Übergabe an Abacus ist ein eigener, noch offener Arbeitsschritt. Dafür müssen wir Kontenzuordnung und Importweg mit der Treuhand abstimmen.
Informationen einmal erfassen. Für Planung, Offerte und Abrechnung weiterverwenden.