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05 / Projekte · R-02
Praxisbeispiel · Gastronomie
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Ein Überblick für den Restaurant­alltag.

Für einen Gastronomie- und Eventbetrieb haben wir Reservationen, Veranstaltungen, Schichten und Kassenabschlüsse verbunden. Der Betrieb nutzt die gemeinsame Übersicht für die Tagesplanung und übernimmt Daten für Offerten, Eventabrechnung und Buchhaltung.

Branche
Gastronomie & Events, Schweiz
Unser Beitrag
Konzeption · Integration · Weiterentwicklung
01 / AufgabeInformationen zusammenführen.

Vier Systeme. Viele Übergaben von Hand.

Reservationen, Veranstaltungen, Dienstpläne und Kassenabschlüsse lagen in getrennten Anwendungen. Für die Tagesplanung mussten Informationen zusammengesucht werden. Angaben aus Kundengesprächen und konsumierte Mengen wurden von Hand in Events übertragen.

Unsere Aufgabe: die Tagesplanung vereinfachen und wiederkehrende Übertragungen automatisieren. Die vorhandene Branchensoftware bleibt erhalten.

02 / Unser BeitragSchrittweise verbinden und ergänzen.

Von der Tagesplanung bis zur Eventabrechnung.

  1. 01

    Den Betriebstag zusammen­führen

    Wir verbinden Reservationen aus aleno, Veranstaltungen aus GastroSync, Schichten aus Aplano und Kassenabschlüsse aus HelloTESS in Google Kalender. Gästezahlen, Arbeitszeiten und offene Schichten stehen damit in einer gemeinsamen Übersicht.

  2. 02

    Die Nacharbeit bei Offerten verkürzen

    Wir erfassen Kundengespräche per App, auch auf Schweizerdeutsch. Die KI gleicht Menü, Getränke und Zusatzleistungen mit dem aktuellen Katalog ab, berücksichtigt frühere Events und erstellt die Offerte in GastroSync. Der Betrieb prüft Leistungen und Preise und versendet die Offerte.

  3. 03

    Die Event­abrechnung ergänzen

    Wir gleichen die konsumierten Mengen zwischen HelloTESS und GastroSync ab. Zugeordnete Artikel werden übernommen, vereinbarte Preise bleiben erhalten. Die Schlussrechnung erstellt der Betrieb nach Prüfung.

Offerten automatisch erstellen 
03 / NutzenWeniger Übertragen. Besserer Überblick.

Informationen einmal erfassen und weiterverwenden.

Eine gemeinsame Tagesübersicht
Reservationen, Events, Schichten und Kassenabschlüsse sind verbunden. Für die Tagesplanung stehen die Informationen an einem Ort; offene Schichten sind separat sichtbar.
Offerten zur Schlusskontrolle
Zusammenfassen, Preise heraussuchen und Angaben übertragen werden übernommen. Nach dem Kundengespräch bleibt die Prüfung der vorbereiteten Offerte in GastroSync.
Kassenabgleich für Events
Konsumierte Mengen fliessen aus der Kasse in die Eventabrechnung. Prüfung und Rechnungsfreigabe bleiben beim Betrieb.
Übergabe an die Buchhaltung
Die Buchhaltungsdaten werden mit abgestimmter Kontenzuordnung an Abacus übergeben. Die Treuhand verarbeitet sie weiter.
Illustrative Restaurantszene: Blick über die Schulter auf einen Tablet-Kalender mit anonymisierten Reservationen und Schichten
Abb. 03 · Reservationen, Schichten und Events im Tageskalender
Eingesetzte SystemeBestehende Software weiter nutzen.

Wir setzen Make für die Datenverbindungen und Claude für den Kassenabgleich ein. Gästekontakte aus aleno übertragen wir zusätzlich nach Brevo.

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